Wat is CPQ, en wanneer verdient het zich terug?

U verkoopt producten die bijna elke keer anders zijn: een andere maat, een ander materiaal, een andere optie. Elke offerte kost dan tijd, en een fout in de prijs of een combinatie die niet te maken is, komt vaak pas in de productie aan het licht. Daar is CPQ voor bedoeld.

CPQ in één zin

CPQ staat voor Configure, Price, Quote: software waarmee iemand een product samenstelt uit opties, waarbij regels controleren wat wel en niet kan, de prijs automatisch wordt berekend en er meteen een offerte uitkomt.

Een goede CPQ-oplossing gaat nog een stap verder. Na akkoord maakt hij de order aan, met de juiste stuklijst, routing en artikelcodes, zodat niemand de order opnieuw hoeft in te tikken in het ERP-systeem.

Wat er misgaat zonder CPQ

In de bedrijven die we spreken, zien we steeds dezelfde patronen:

De kennis zit in een paar hoofden. Alleen twee mensen weten precies welke opties samen kunnen. Zijn zij op vakantie, dan ligt het offreren stil.
Spreadsheets met oude prijzen. Elke verkoper heeft zijn eigen rekenblad, en niet iedereen gebruikt de nieuwste versie.
Fouten komen pas in de werkplaats boven. Een combinatie die niet te maken is, wordt toch verkocht, en dat kost later tijd, geld en een ontevreden klant.
Trage offertes kosten orders. Wie na een week antwoordt, is vaak te laat; de klant heeft dan al elders getekend.
Alles wordt twee keer ingevoerd. Eerst in de offerte, daarna nog eens in het ERP, met elke keer kans op een tikfout.

Wanneer verdient CPQ zich terug?

Herkent u twee of meer van deze punten, dan is CPQ het onderzoeken waard:

Uw product heeft veel varianten, maten of opties.
Een offerte maken duurt langer dan een uur, of hangt af van één of twee mensen.
U vindt regelmatig fouten pas terug in de productie.
Dealers, agenten of vertegenwoordigers moeten zelf kunnen offreren.
U wilt uw product online laten samenstellen, in uw webshop of op uw website.

Eerlijk is eerlijk: verkoopt u vooral standaardproducten uit een catalogus, met weinig opties, dan heeft u CPQ waarschijnlijk niet nodig. Een goede prijslijst of webshop is dan genoeg.

Waar begint u?

Begin klein. Kies één productfamilie die veel offertes oplevert, en schrijf op welke vragen u de klant stelt en welke regels gelden: wat mag met wat, en wat bepaalt de prijs. Dat is de basis van het model. De koppeling met uw ERP en de uitbreiding naar dealers of uw website volgen daarna.

Met Qmaze staat zo'n eerste model meestal binnen enkele weken live. U kunt het zelf bouwen na een korte training, of wij doen het voor u.