Een configurator koppelen aan uw ERP: waar begint u?

Een configurator die mooie offertes maakt maar waarvan de order daarna met de hand in het ERP-systeem wordt gezet, doet maar de helft van het werk. Het echte voordeel komt pas als de order, met stuklijst en routing, vanzelf in uw ERP terechtkomt. In dit artikel leest u wat daarvoor nodig is.

Wat er van het ERP naar de configurator gaat

Uw ERP is meestal de bron voor de basisgegevens. De configurator leest die, zodat ze maar op één plek onderhouden worden:

• artikelen en omschrijvingen;
• klanten, met hun prijsafspraken en kortingen;
• kostprijzen en verkoopprijzen;
• als u dat wilt: voorraad en levertijden.

Wat er van de configurator naar het ERP gaat

• De verkooporder, met klant, regels, prijzen en leverdatum.
• Het geconfigureerde product, met een artikelcode en omschrijving die uit de keuzes worden opgebouwd.
• De stuklijst: welke onderdelen, hoeveel, en in welke maat.
• De routing: welke bewerkingen, met insteek- en looptijden.
• Documenten, zoals de offerte als PDF of een productietekening.

Drie manieren om te koppelen

• Bestanden uitwisselen (CSV of XML). Het eenvoudigst om mee te beginnen, en vrijwel elk ERP kan het importeren. Wel minder direct: er zit vaak een paar minuten tussen.
• Een webservice of API. De configurator en het ERP praten direct met elkaar, en een fout komt meteen terug. Dit is meestal de beste keuze als uw ERP een goede API heeft.
• Rechtstreeks via de database. Snel en flexibel, maar gevoeliger voor een nieuwe versie van het ERP. Doe dit alleen in overleg met uw ERP-leverancier.

Vier keuzes om vooraf te maken

• Nieuw artikel of generiek artikel? Krijgt elke configuratie een eigen artikelcode in het ERP, of gebruikt u één algemeen artikel met de kenmerken als omschrijving?
• Wie is de baas over de prijzen? Het ERP of de configurator. Kies er één, anders lopen ze uit elkaar.
• Wanneer gaat de order door? Direct bij akkoord van de klant, of pas na een controle door de binnendienst?
• Wat doet u met wijzigingen? Als de klant na de order nog iets wil veranderen: past u de configuratie aan en stuurt u de order opnieuw, of wijzigt u alleen in het ERP?

Begin in één richting

U hoeft niet alles tegelijk te koppelen. Begin met de order en de orderregels van de configurator naar het ERP; dat haalt het overtikken al weg. Voeg daarna de stuklijst en routing toe, en laat als laatste de prijzen en artikelen uit het ERP komen. Test elke stap eerst in een testomgeving voordat hij live gaat.

Meer lezen? Zie ook Zo voorkomt een productconfigurator orderfouten.