Zo voorkomt een productconfigurator orderfouten

Bij een standaardproduct is een orderfout vervelend. Bij maatwerk is hij duur: het product is al gemaakt als de fout ontdekt wordt, en het moet opnieuw. Dat kost materiaal, uren in de werkplaats, een extra transport en, het pijnlijkst, het vertrouwen van de klant.

Waar orderfouten vandaan komen

Bijna alle fouten die we bij klanten tegenkomen, vallen in een paar groepen:

Een combinatie die niet kan. Een optie die technisch niet samengaat met een andere, maar toch verkocht wordt.
Ontbrekende informatie. Er is niet gevraagd naar de draairichting, de kleur of de aansluitmaat, en de werkplaats moet gaan bellen of gokken.
Een verkeerde prijs. Een oude prijslijst, een vergeten toeslag of een korting die niet meer geldt.
Overtikken. De offerte wordt met de hand in het ERP-systeem gezet, en ergens gaat een cijfer mis.
Interpretatie. Een vrije tekst of een schetsje dat de klant anders bedoelde dan de werkvoorbereider het las.

Hoe een configurator ze voorkomt

Een productconfigurator pakt elk van die bronnen aan op het moment dat de keuze gemaakt wordt, niet achteraf:

Regels bij het kiezen. Opties die niet passen, zijn niet te kiezen, met een korte uitleg waarom. In het voorbeeld op onze homepage kunnen glazen deuren alleen tot 2000 mm hoogte.
Verplichte vragen. De order is pas compleet als alles is beantwoord wat de productie nodig heeft.
Berekend in plaats van ingevuld. Maten, aantallen en de stuklijst volgen uit de antwoorden. Niemand hoeft ze uit te rekenen.
Eén bron voor prijzen. Prijzen en kortingen staan op één plek, met een begin- en einddatum. Iedereen rekent met dezelfde lijst.
Niet meer overtikken. De order gaat rechtstreeks naar het ERP, met stuklijst, routing en artikelcodes.
Zien wat je bestelt. Een 2D-tekening of 3D-model verandert mee met elke keuze, zodat de klant zelf ziet of het klopt.

Begin bij de fouten die u al kent

De kennis om fouten te voorkomen is er meestal al; ze zit alleen in hoofden en niet in een systeem. Een praktische manier om te beginnen: pak de reclamaties, creditnota's en herhaalorders van het afgelopen jaar erbij. Vraag bij elke fout: welke regel of welke verplichte vraag had dit voorkomen? Die lijst is meteen het begin van uw productmodel.

Meet ook waar u nu staat: hoeveel orders moesten er het afgelopen jaar opnieuw, en hoe lang duurt het van aanvraag tot offerte? Dan ziet u na de invoering zwart op wit wat de configurator oplevert.

Nieuw met CPQ? Lees dan eerst Wat is CPQ, en wanneer verdient het zich terug?