Relier un configurateur à votre ERP : par où commencer ?

Un configurateur qui produit de beaux devis, mais dont les commandes sont ensuite ressaisies à la main dans l'ERP, ne fait que la moitié du travail. Le vrai gain arrive quand la commande, avec sa nomenclature et sa gamme, arrive d'elle-même dans votre ERP. Voici ce qu'il faut pour y parvenir.

Ce qui va de l'ERP au configurateur

Votre ERP est généralement la source des données de base. Le configurateur les lit, si bien qu'elles ne sont tenues à jour qu'à un seul endroit :

• les articles et leurs désignations ;
• les clients, avec leurs accords de prix et remises ;
• les prix de revient et de vente ;
• si vous le souhaitez : les stocks et délais de livraison.

Ce qui va du configurateur à l'ERP

• La commande client, avec client, lignes, prix et date de livraison.
• Le produit configuré, avec une référence et une désignation construites à partir des choix.
• La nomenclature : quelles pièces, combien et dans quelle dimension.
• La gamme : quelles opérations, avec temps de réglage et d'exécution.
• Des documents, comme le devis en PDF ou un plan de fabrication.

Trois façons de relier

• L'échange de fichiers (CSV ou XML). Le plus simple pour commencer, et presque tous les ERP savent l'importer. Moins direct en revanche : il y a souvent quelques minutes de décalage.
• Un service web ou une API. Le configurateur et l'ERP dialoguent directement, et une erreur remonte immédiatement. C'est généralement le meilleur choix si votre ERP dispose d'une bonne API.
• Directement par la base de données. Rapide et souple, mais plus sensible à une nouvelle version de l'ERP. À faire uniquement en accord avec votre éditeur d'ERP.

Quatre choix à faire en amont

• Nouvel article ou article générique ? Chaque configuration reçoit-elle sa propre référence dans l'ERP, ou utilisez-vous un article général avec les caractéristiques dans la désignation ?
• Qui fait foi pour les prix ? L'ERP ou le configurateur. Choisissez l'un des deux, sinon ils divergeront.
• Quand la commande part-elle ? Dès l'accord du client, ou seulement après contrôle par le service commercial ?
• Et les modifications ? Si le client veut changer quelque chose après la commande : adaptez-vous la configuration et renvoyez-vous la commande, ou modifiez-vous seulement dans l'ERP ?

Commencez dans un seul sens

Inutile de tout relier d'un coup. Commencez par la commande et ses lignes, du configurateur vers l'ERP ; cela supprime déjà la ressaisie. Ajoutez ensuite la nomenclature et la gamme, et faites enfin venir les prix et les articles de l'ERP. Testez chaque étape dans un environnement de test avant la mise en production.

Pour aller plus loin, lisez aussi Comment un configurateur de produits évite les erreurs de commande.